He recibido una expedición de productos sujetos a Impuestos Especiales en régimen suspensivo procedente de otro Estado miembro de la Unión Europea que salió de origen el 1.1.2011 o en fecha posterior y viene acompañada de un documento en papel con los mismos datos del documento administrativo electrónico en el que no figura un ARC, ¿qué debo hacer?

Si contiene los mismos datos que el documento administrativo electrónico (e-DA), lo más probable es que se trate de un documento administrativo de emergencia en papel que el expedidor habrá emitido por no encontrarse disponible el sistema EMCS en su país.

Este documento es correcto y válido para amparar el movimiento mencionado, y permite disponer de los productos igual que si hubieran venido acompañados por un ARC, aunque el documento debe ser convertido por el expedidor en e-DA (momento en el que se le asignará un ARC) en cuanto el sistema EMCS vuelva a estar disponible.

Al no conocer el ARC en el momento de la llegada de la expedición, no podrás encontrar este documento en la base de datos EMCS ni podrás enviar en ese momento a través de él la notificación de recepción.

Puedes ponerte en contacto con el expedidor y solicitarle la confirmación de que lo que has recibido es un documento administrativo de emergencia (fallback document), así como requerirle para que en cuanto el documento administrativo de emergencia se haya convertido en e-DA te comunique el ARC correspondiente y así poder enviar por EMCS la notificación de recepción.

El artículo 32 del Real Decreto 1165/1995 (Reglamento de los Impuestos Especiales) prescribe lo siguiente:

Artículo 32. Procedimiento de recepción de productos que circulan al amparo de un documento administrativo electrónico, en caso de indisponibilidad del EMCS.

Si al finalizar el plazo de cinco días hábiles para la presentación de la notificación de recepción el EMCS se encuentra indisponible de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 30, o si la circulación ha tenido lugar al amparo de un documento de acompañamiento de emergencia y todavía no se halla en el EMCS el documento administrativo electrónico correspondiente al documento de acompañamiento de emergencia, el destinatario deberá ajustarse al siguiente procedimiento:

  1. Comunicará, a más tardar el primer día hábil siguiente a la finalización del plazo establecido en el artículo 31 A) 1.a) y B) 1.a) de este Reglamento, la indisponibilidad a la oficina gestora correspondiente al lugar del establecimiento o, en su caso, al de recepción de los productos por el destinatario registrado ocasional por cualquier medio que permita tener constancia de la recepción de la comunicación, e informar de los motivos y de la duración prevista, si se conoce, de la indisponibilidad.
  2. A la vista de la información proporcionada por el destinatario, la oficina gestora determinará si el destinatario debe presentar la notificación de recepción en soporte papel o si, en casos debidamente justificados a satisfacción de la oficina gestora, prorroga el plazo para que el destinatario presente la notificación electrónica de recepción.
  3. La falta de respuesta de la oficina gestora en los tres días hábiles posteriores a la recepción de la comunicación del apartado 1) se entenderá como una prórroga adicional de cinco días hábiles para la presentación de la notificación electrónica de recepción.
  4. Recibida en la oficina gestora la notificación de recepción en soporte papel, por cualquier medio del que quede constancia, se comunicará a las autoridades competentes del Estado miembro de expedición, en los supuestos de circulación intracomunitaria.
  5. En cuanto el sistema vuelva a estar disponible, y a más tardar al siguiente día hábil tras el restablecimiento de la conexión, el destinatario presentará la notificación de recepción de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 31. A) o B), según proceda, y con cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (CE) n.º 684/2009 y las disposiciones complementarias y de desarrollo que se establezcan.
  6. La Agencia Estatal de Administración Tributaria someterá la notificación de recepción a la validación electrónica establecida con carácter general.
  7. La validación de la notificación de recepción sustituirá a todos los efectos a la notificación de recepción presentada en soporte papel.
  8. No obstante lo dispuesto en el apartado 7, el expedidor conservará la notificación de recepción en soporte papel o en soporte informático durante un periodo de cuatro años.
  9. En los supuestos de circulación interna con documento de acompañamiento de emergencia de productos a los que se ha aplicado un supuesto de exención o un tipo reducido a un destinatario no inscrito en el registro de la oficina gestora, la recepción por el destinatario será formalizada en el propio documento de emergencia. Una copia del mismo será remitida por el receptor al expedidor en el plazo de cinco días a partir de la recepción. El expedidor deberá comunicar a la oficina gestora la falta de recepción de dicho ejemplar en un plazo máximo de un mes a contar desde la fecha de envío de los productos.